如何建立员工档案管理

导语：我们知道员工人事档案的重要性不言而喻，即使刚刚开始接触HR行业的新手对员工人事档案管理一事应该也是了如指掌。下面小编为你整理的如何建立员工档案管理，希望对你有所帮助！

1、员工基本信息登记

通常包括但不限于：姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择；

这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分为员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情况。

此类信息电子扫描档与原件均需要有，以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；需注意，员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

2、员工入职相关审批文件

包括但不限于：入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等；入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；

3、员工各类证件

包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；

这一类档案很多传统企业会用复印件，不建议仅保留复印件，因为防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

4、员工各类在职资料

包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正申请、每年度工作总结等；

此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字；

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

通常包括但不限于：入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员工签字确认的履历表，岗位职责及要求（入职、调整）、岗位激励机制（薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等）；通常此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门为原件与电子档，用人部门可以用复印件与电子档；需注意，所有的此类文件均要有员工本人签字；